根据《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的规定，我校各门类档案实行集中统一管理的原则和部门立卷制度。为了进一步提高各类档案整理的规范化、标准化水平特制定部门立卷与归档规则。
        一、预立卷（材料的形成与积累）
        1、学校各院（系）、各单位、机关各部门等实体单位，均为立卷部门。
        2、各立卷部门的文书处理人员或兼职档案员，在平时应严格按学校公文处理制度将办理完毕的文件材料做好收集与积累工作。
        3.平时注意收集本单位每项重要的教学、科研、党政管理等工作中形成的具有完整、准确、系统的文件材料，并及时整理立卷。
        4.凡上报的请示要注意收集批示意见，如批示是口头答复的要在请示上以文字注明。
        5.文件落款要注明年月日，尤其不能漏掉年份。
        6.凡有单位落款的文件一定要加盖公章。
        二、整理立卷（组卷）
        1、立卷原则
        文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。
        2、文件按年度或问题进行立卷分类
        ①分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。
        跨年度的请示与批复，归入批复年度；
        跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；
        跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。
        ②分问题：将文件按其内容所反应的问题、事件分开。
        3、以问题为主进行立卷组合
        ①学校管理和业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合。
        ②工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。
        ③会议文件，按会议的届次组合。
        ④统计、报表、名册等，按照名称组合。
        ⑤简报按名称或期号组合。
         4、卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列
        ①批复在前，请示、报告在后。
        ②结论性材料在前，依据性材料在后。
        ③其他文件材料按时间顺序排列。
        5、组卷的页数要求    （档案盒分为1公分和2公分两种）
        ①对组成的案卷中内装文件页数要求是，1公分档案盒一般不超过90页，2公分档案盒一般不超过180页。
        ②对同一问题文件数量较多的可酌情适当分卷，每卷页号均从“1”开始编起。
        ③对问题单一文件页数少的可将几个相近问题组成一个综合卷。